Política de Privacidad — EVO LTDA
Última actualización: Septiembre de 2026
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
EVO LTDA («la Empresa», «nosotros», «nuestro/a») es el responsable del tratamiento de datos personales. Como responsable, nos comprometemos a proteger la privacidad y seguridad de la información personal de nuestros usuarios, clientes y empleados de conformidad con la legislación colombiana vigente.
2. Alcance y Aplicabilidad
Esta Política de Privacidad se aplica a:
- Usuarios de nuestras plataformas y servicios (S48 Cloud, Plataforma de Control de Alimentos, App Check Phone)
- Empleados y contratistas de empresas clientes que utilizan nuestros servicios
- Visitantes de nuestro sitio web (www.evoltda.com)
- Cualquier persona cuyo dato personal recopilamos en el curso ordinario de nuestras operaciones
3. Definiciones
- Datos Personales: Información que identifica o puede identificar a una persona natural (nombre, cédula, correo electrónico, teléfono, datos biométricos, ubicación, etc.)
- Datos Sensibles: Datos personales que revelan origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos sobre salud física o mental, datos biométricos, o información sobre delitos
- Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, transmisión, eliminación
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento
- Usuario: Persona que accede o utiliza nuestros servicios
4. Información que Recopilamos
EVO LTDA recopila datos personales a través de diferentes canales y servicios:
4.1. Plataforma S48 Cloud
- Identificación laboral: Nombre, número de cédula, cargo, departamento
- Datos de asistencia: Horas de entrada/salida, retardos, ausencias, horas extras
- Novedades laborales: Cambios de estado (vacaciones, incapacidades, licencias)
- Información de nómina: Datos requeridos para procesamiento salarial
4.2. App Check Phone
- Ubicación geográfica: Coordenadas GPS en tiempo real durante jornadas laborales
- Datos de asistencia: Registros de entrada y salida
- Información del dispositivo: Tipo de dispositivo, versión del sistema operativo
- Datos biométricos: Fotos de verificación facial (cuando aplique)
4.3. Plataforma de Control de Alimentos
- Datos de consumo: Registro de alimentos consumidos por empleado
- Información dietética: Preferencias alimentarias, restricciones dietéticas
- Datos de comedor: Asistencia a comedores empresariales
4.4. Equipos Biométricos
- Datos biométricos: Huella digital, reconocimiento facial, escaneo de iris
- Registros de acceso: Hora y fecha de ingreso a instalaciones
4.5. Sitio Web
- Datos de contacto: Nombre, correo electrónico, teléfono, empresa (cuando proporciona formularios)
- Datos de navegación: Dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, duración de visitas
- Cookies y tecnologías similares: Identificadores de sesión para análisis y experiencia de usuario
5. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales recopilados por EVO LTDA se utilizan para:
5.1. Finalidades Principales
- Gestión y control de asistencia y horas laborales de empleados
- Procesamiento de nómina y cálculo de retribuciones
- Control de acceso a instalaciones y áreas restringidas
- Análisis de productividad y eficiencia operacional
- Cumplimiento de obligaciones legales y laborales
- Prevención de fraude y seguridad de sistemas
5.2. Finalidades Secundarias
- Mejora y optimización de nuestros servicios
- Análisis estadísticos y reportes de gestión
- Comunicaciones relacionadas con el servicio
- Cumplimiento de órdenes judiciales o requerimientos de autoridades
5.3. Marketing y Comunicaciones (solo con consentimiento)
- Envío de información sobre nuevos productos o servicios
- Promociones y ofertas especiales
- Encuestas de satisfacción
6. Base Legal del Tratamiento
El tratamiento de datos personales por EVO LTDA se realiza conforme a:
- Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales en Colombia)
- Decreto 1377 de 2013 (Régimen de Protección de Datos Personales)
- Resolución 8430 de 1993 (Cuando sea aplicable a datos de salud)
- Legislación laboral colombiana: Código Sustantivo del Trabajo
- Consentimiento informado del titular de datos (cuando sea requerido)
- Relación contractual: Contrato de prestación de servicios con clientes
- Obligación legal: Cumplimiento de normas tributarias y laborales
7. Tratamiento de Datos Biométricos y Datos Sensibles
Conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, EVO LTDA adopta especiales medidas de protección para datos sensibles y biométricos:
- El tratamiento de datos biométricos solo se realiza con consentimiento previo, expreso e informado del titular
- Los datos biométricos se utilizan exclusivamente para las finalidades expresamente autorizadas
- Se implementan medidas técnicas y organizacionales reforzadas de seguridad
- El acceso a datos biométricos está restringido al personal autorizado
- Se prohibe la comercialización de datos biométricos
8. Destinatarios de los Datos
EVO LTDA puede compartir datos personales con:
- Dependencias internas: Áreas de nómina, recursos humanos, seguridad
- Terceros contratados: Proveedores de servicios de hosting, analítica y soporte técnico
- Entidades gubernamentales: Cuando lo requiera la ley (DIAN, Ministerio de Trabajo, etc.)
- Empresas cliente: A quienes prestamos servicios (solo los datos del personal de esa empresa)
- Autoridades judiciales: En caso de requerimiento legal
Confidencialidad: Todos los terceros que reciben datos personales están obligados a tratar esta información de conformidad con esta política y la ley.
9. Derechos de los Titulares de Datos
Conforme a la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:
9.1. Derechos ARCO
- Acceso: Solicitar información sobre qué datos poseemos y cómo los tratamos
- Rectificación: Solicitar corrección de datos incompletos, inexactos o parcializados
- Cancelación: Solicitar la supresión de datos cuando no tenemos base legal para tratarlos
- Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos
9.2. Cómo Ejercer tus Derechos
Los titulares pueden ejercer estos derechos enviando una solicitud escrita a:
Email: privacidad@evoltda.com
Dirección: [Dirección física de EVO LTDA]
Teléfono: [Número de contacto]
La solicitud debe incluir:
- Nombre e identificación del solicitante
- Descripción clara de la solicitud
- Prueba de identidad
- Información de contacto
Plazo de respuesta: EVO LTDA responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles.
10. Seguridad de Datos Personales
EVO LTDA implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales:
10.1. Medidas Técnicas
- Cifrado: Encriptación de datos en tránsito y en reposo
- Autenticación: Contraseñas robustas y autenticación multifactor
- Firewalls y sistemas de detección de intrusos: Protección de infraestructura
- Actualizaciones de seguridad: Parches y actualizaciones regulares de sistemas
10.2. Medidas Administrativas
- Control de acceso: Acceso limitado al personal autorizado
- Capacitación: Entrenamientos regulares en protección de datos personales
- Auditorías de seguridad: Revisiones periódicas de seguridad
- Políticas de privacidad: Cumplimiento estricto de procedimientos
10.3. Medidas Físicas
- Acceso restringido: Control de acceso a servidores y equipos que almacenan datos
- Vigilancia: Sistemas de vigilancia en áreas donde se manejan datos sensibles
- Destrucción segura: Eliminación segura de dispositivos fuera de servicio
11. Retención de Datos
EVO LTDA retiene datos personales durante el tiempo necesario para:
- Cumplir las finalidades: Mientras sea necesario para prestar el servicio
- Obligaciones legales: Conforme a requisitos de leyes laborales, tributarias y comerciales (típicamente 5-7 años)
- Resolución de disputas: Tiempo necesario para resolver conflictos o reclamaciones
Cuando no sea necesario retener datos, EVO LTDA procederá a su eliminación segura.
12. Cookies y Tecnologías de Seguimiento
Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para:
- Funcionamiento: Mantener sesiones de usuario y preferencias
- Análisis: Entender cómo los usuarios interactúan con nuestro sitio
- Publicidad: Personalizar contenido (si el usuario lo autoriza)
Tipos de cookies:
- Cookies esenciales: Necesarias para el funcionamiento del sitio
- Cookies de análisis: Google Analytics para comprender uso del sitio
- Cookies de marketing: Para publicidad personalizada (solo con consentimiento)
Control de cookies: Los usuarios pueden controlar o rechazar cookies mediante la configuración del navegador. Sin embargo, desactivar cookies esenciales puede afectar la funcionalidad del sitio.
13. Transferencias Internacionales de Datos
EVO LTDA almacena y procesa datos principalmente en Colombia. Si en el futuro fuera necesario transferir datos a otros países, se haría solo con:
- Consentimiento previo del titular
- Garantías de protección equivalentes
- Cumplimiento de requisitos legales aplicables
14. Derechos Especiales para Niños y Adolescentes
EVO LTDA no recopila deliberadamente datos personales de menores de edad. Si un menor proporciona información personal a través de nuestros servicios, los padres o tutores pueden solicitar el acceso, corrección o eliminación de esos datos.
15. Cambios a Esta Política
EVO LTDA puede actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología o cambios legales. Los cambios materiales serán comunicados a través de:
- Notificación en nuestro sitio web
- Correo electrónico a usuarios registrados
- Otros medios que consideremos apropiados
La versión vigente siempre estará disponible en www.evoltda.com/privacidad.
16. Contacto y Autoridades de Control
Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con esta política:
Oficial de Protección de Datos (DPO):
- Email: privacidad@evoltda.com
- Dirección: [Dirección de EVO LTDA]
- Teléfono: [Número de contacto]
- Horario de atención: [Horario]
Autoridad de Control:
Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos pueden dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para presentar quejas sobre el tratamiento de sus datos personales.
- Sitio web: www.sic.gov.co
- Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá, Colombia
- Teléfono: +57 (1) 5870000
17. Consentimiento
Al utilizar nuestros servicios y proporcionar datos personales, el usuario manifiesta su consentimiento al tratamiento de sus datos conforme a esta Política de Privacidad. Para datos sensibles o biométricos, se requerirá consentimiento expreso y documentado.
18. Disposiciones Finales
Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier disputa será resuelta conforme a lo establecido en la legislación colombiana.
EVO LTDA se reserva el derecho de realizar cambios a esta política en cualquier momento.
Documento preparado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013
Vigencia: 2026